Quando comecei a escrever o post de hoje gastei algum tempo pensando no título que iria dar. Confesso que escrevi e apaguei diversos deles, até concluir que usaria este.
Quando pedi para que um amigo lesse o que eu havia escrito, ele disse que achou o título, no mínimo, curioso, e me perguntou: Como assim deixar de sonhar?
Se você, assim como esse amigo, deseja saber por que escolhi esse título tão curioso para a postagem de hoje, continue aqui comigo, que prometo que até o final explicarei tudo para você.
Uma das grandes dificuldades que temos no dia a dia é organizar o nosso tempo de forma a fazer com que nossos projetos aconteçam.
Ultimamente, em virtude da pandemia global da Covid-19, muitos de nós temos tido um tempo livre maior que o habitual, e esse tempo pode ser muito bem empregado agora na organização de projetos.
Alguns líderes têm muitas dúvidas em como sistematizar os seus projetos para o Clube, de forma que aquilo que eles sonham que aconteça no início do ano se concretize no final do ano.
Quero trabalhar hoje algumas etapas para que possamos construir um projeto e tenhamos ferramentas e condições de começa-lo e terminá-lo. Vamos lá!
O primeiro passo para que possamos começar um projeto é:
- DEFINIR SEUS OBJETIVO
Quais os seus objetivos? O que você pretende alcançar?
Vamos usar por exemplo aqui o planejamento das classes regulares para um ano, dentro do Clube de Desbravadores.
Então o objetivo será o seguinte: Preparar o maior número de desbravadores de forma que eles obtenham conhecimentos sólidos e sejam capazes de fazer escolhas eficazes na sua vida diária e tenham as aptidões necessárias para que possam ser investidos no final do ano na classe correspondente à sua idade.
Após você saber o que deseja fazer, precisamos agora definir:
- QUANTO TEMPO TEREMOS
Como estamos, nesse exemplo, montando o projeto de planejamento das classes para o Clube, você precisará pegar o calendário do Clube e olhar qual o período que você tem até a data da investidura, que será o nosso prazo final para a conclusão deste projeto.
De posse do seu objetivo e sabendo o tempo que você possui, você precisa reunir todas a ideias que você tem para fazer o seu projeto acontecer, anotar tudo que tiver em mente, mesmo que no primeiro momento pareça sem sentindo. Na administração chamamos isso de
- BRAINSTORMING
É uma verdadeira tempestade de ideias. Essa técnica é muito usada no meio empresarial para explorar o potencial criativo; você pode fazer essas atividades com todas as suas ideias, ou mesmo reunir sua equipe e deixar que eles falem livremente tudo o que pensam que possa ser feito. Nessa etapa do projeto não existe certo ou errado, ideia boa ou ruim. Você deixará os pensamentos fluírem naturalmente, é o momento de você anotar tudo que foi dito ou que veio à mente.
Após anotar todas a ideias, precisamos avaliar o que é viável tendo como foco: alcançar o nosso objetivo e tendo por limitador o nosso prazo.
Você verá que nessa etapa terão muitas ideias que até são muito boas, mas que não serão possíveis de serem aplicadas à sua realidade e, portanto, precisarão ser descartadas.
Depois que você sintetizar as ideias que forem relevantes é hora de partir para a etapa seguinte:
- FERRAMENTA DE GESTÃO DO PROJETO
Eu particularmente gosto muito do Telo (uma ferramenta online), primeiro porque é grátis e segundo porque nele consigo colocar as etapas do meu projeto, colocando prazos e até mesmo compartilhando com outros membros da minha equipe.
Abaixo vou deixar um vídeo tutorial para você começar a usar o Trello.
De posse das ideias que foram extraídas da etapa do Brainstorming, agora iremos avançar na organização do nosso projeto.
- DEFINA AS AÇÕES:
Como estamos usando o Trello como ferramenta, nele você pode criar cartões para cada uma dessas ações (veja o vídeo), colocar um checklist com as etapas para que essa ação seja concluída e atribuir membros da equipe àquela ação.
Como exemplo, vamos imaginar que uma das ações seja preparar os planos de aula para cada uma das classes do Clube.
Veja no exemplo abaixo o cartão que criei para essa etapa.
Você pode montar um cartão para cada uma das ações do seu projeto, e definir as atividades e é muito importante ter o prazo (data para entrega da etapa da ação).
Uma das coisas que me faz gostar do Trello é que como a ferramenta é online, a gente consegue usar ela tanto no computador, como no celular, assim você sempre está com o projeto em mãos para não esquecer o que precisa fazer.
- DETERMINE OS RECURSOS
Identifique os recursos que serão necessários usar em cada uma das suas ações. Os recursos a serem identificados são tanto os recursos materiais como os humanos.
É necessário conhecer o conjunto de habilidades de cada membro da equipe para atender às demandas específicas do projeto.
Após saber os recursos que você precisa, anote como você irá fazer para consegui-los. Se forem materiais: onde e como conseguir; se forem pessoas: enviar convite e agendar as datas com eles.
- ACOMPANHE O PROJETO
No decorrer da execução do projeto é completamente normal que em algum momento você precise fazer ajustes. Imprevistos fazem parte da vida e certamente você terá de lidar com algum.
Deixe de sonhar e passe a agir! Infelizmente um dos grandes fatores do fracasso em muitos dos projetos da nossa vida é o excesso de sonhos.
Sonhamos com um sistema de classes que funcione, instrutores e desbravadores fazendo suas partes, com uma investidura bonita no final do ano, com um Clube fortalecido e com um ministério que, de fato, seja relevante. Mas tudo fica aí: no sonho.
A ideia ao montar um projeto e termos algo sistematizado, com as ideias e os objetivos (os sonhos), mas também com as ações, com etapas e prazos, é literalmente deixar de sonhar e passar a fazer acontecer. Sonhar é muito importante na vida de qualquer pessoa, mas se você só sonha e não faz nada, esses seus sonhos sempre serão sonhos, e meu objetivo com a postagem de hoje é que você realize tudo aquilo que sonhou.
Essa etapa de acompanhar o projeto é fundamental, pois nela você consegue adaptar os seus sonhos, é nela que você verá que algumas das ações deram muito certo, outras nem tanto e precisam de ajuste e que outras vão precisar ser trocadas.
Quando fazemos o acompanhamento constante do projeto, a chance de não esquecermos o nosso objetivo e de ele acontecer é cada vez maior.
Abaixo coloco uma tabela com uma ideia de como você pode acompanhar as etapas do seu projeto.
- BUSQUE NOVOS CONHECIMENTOS
Quando você acompanha o seu projeto constantemente, você percebe que talvez precise buscar novos conhecimentos, ou aperfeiçoar aquilo que já sabe. É fundamental que você invista em leituras, cursos, palestras, workshops e até mesmo um encontro com outros líderes que lhe ajudem a aprimorar seus conhecimentos, tanto para a elaboração do plano, quanto para a sua execução.
- CONCLUA SEU PROJETO
Chegado o final do prazo que foi estipulado para o seu projeto, conclua ele, mesmo que você não tenha alcançado tudo que conseguiu.
Mapeia quais os objetivos foram atingidos e quais não, investigue o porquê de não ter conseguido êxito nessas fases. Após preparar esse cenário você pode reunir a equipe envolvida no projeto, no nosso exemplo, os instrutores e a diretoria, para apresentar o que foi observado e colher os feedbacks positivos e negativos.
Registre esse histórico de conhecimento apreendido, pois é justamente nessa fase de conclusão e após a avaliação e feedbacks, que você começará a agregar conhecimentos valiosos para planos futuros e acertos cada vez mais precisos nos próximos projetos.
Nesse post, eu abordei algumas etapas de como você pode elaborar um projeto, isso pode ser aplicado tanto dentro do Clube, como na sua vida pessoal e nos seus projetos de vida.
Quando iniciei esse artigo, disse que tinha escolhido esse título por uma razão, e espero que ela tenha ficado clara. Eu quero que você possa sim sonhar com muitas coisas, mas que você não deixe que esses mesmos sonhos limitem a sua capacidade de agir, espero que por meio desses passos, você consiga pegar os seus sonhos e fazer deles projetos com etapas bem definidas e com condições sistemáticas de controle e acompanhamento.
Quem sabe não seja a hora de deixar de sonhar e passar a viver.
Um grande abraço e até breve.
