Reunião de direção – como conduzir?

Semana passada tivemos a primeira reunião de direção do Clube de 2013. Lembramos,  então, que não tínhamos nada escrito sobre isso. Bem, essa também foi a sugestão da Rita de Cássia Santos, que entrou em contato com a nossa Equipe via email.

Esse é um mês em que as reuniões de planejamento devem ser frequentes. As atividades do Clube voltam em fevereiro, é necessário que todo o programa de atividades esteja definido até lá. Todo o planejamento anual deve ser feito, todos os cargos definidos, todas as metas traçadas. Quais os objetivos do Clube em 2013? Quais as metas? Quais os recursos? Quais os projetos?… Se sua direção não sabe responder a essas perguntas, ela não sabe onde quer chegar com o Clube…

O momento para se definir todas essas propostas é nas reuniões de direção. Infelizmente, muitos negligenciam esse momento crucial na vida de um Clube. Fazem reuniões sem planejamento, sem uma adequada condução, sem o tempo necessário ou muitas vezes faz apenas um momento após a reunião do Clube, quando todos estão cansados e com fome. Certamente não há como ter produtividade nessas situações.

Que tal fazer diferente daqui para frente? Para ajudá-los, separamos algumas dicas. Aproveitem e já coloquem em prática na próxima reunião!

Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial, escreveu um artigo onde relata técnicas para serem aplicadas em uma reunião [de direção], uma vez que, segundo ele, o condutor da mesma tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos. Veja:

  1. Estabeleça previamente os propósitos da reunião – Para que uma reunião seja produtiva, todos os participantes devem estar preparados e esclarecidos sobre o motivo dela, bem como sobre o que será discutido. Reuniões de última hora devem ser evitadas.
  2. Convoque certo – É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Fazer número na sala de reunião é dispediçar o tempo de algumas pessoas.
  3. Abra a reunião explicitando os propósitos – Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante toda a reunião.
  4. Utilize um relógio no centro da mesa – Ter o controle do tempo da reunião é um desafio para os condutores da mesma, assim uma solução a isso seria um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas ao condutor. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.
  5. Registre a memória da reunião – Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos pode ser uma boa saída.
  6. Avalie o processo – Para ajudar você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução.

Pauta

A definição de uma pauta na reunião é fundamental para que o assunto mais importante seja de fato discutido e as decisões sejam tomadas – o tema deve ser comunicado previamente a todos os participantes. Sem um foco principal, o assunto pode ficar disperso, fazendo com que os participantes se desinteressem.

É muito importante existir o acompanhamento e a cobrança das ações que foram definidas. Sem estas ações, este encontro entre líderes pode perder o efeito e a credibilidade. Uma medida eficaz neste sentido é a ata da reunião para documentar quais são as responsabilidades de cada um dos participantes sobre determinado projeto, bem como os prazos estabelecidos para as tarefas. O Clube de Desbravadores criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco.

Reunião efetiva

Uma reunião serve para resolver problemas. Os erros são sempre os mesmos: muita notícia, muito apelo — e pouca análise e discussão de soluções.

Por exemplo, eu já vi várias vezes os diretores falando que os desbravadores estão saindo do Clube, estão desanimados e que o Clube está perdendo seus membros. E o que fazem em seguida? Passam para o próximo tópico ou somente dizem “precisamos trabalhar isso!”. Ora, perder o interesse dos desbravadores é um erro grave dentro de um Clube e merece uma ação ordenada para a sua resolução. Não basta apenas dizer que é necessário, é preciso criar planos e projetos para solucionar o problema. Ao final da reunião, cada membro deve ter o seu “dever de casa” para fazer.

Os Clubes gastam muito tempo só fazendo apelos sobre a importância da mudança e se esquecem de dizer COMO as pessoas vão conseguir fazer de fato as mudanças — e é isso que realmente interessa.

Local/horário

Apesar de parecer óbvio, a escolha do local e do horário são extremamente importantes na condução de uma reunião. É necessário checar se o local possui condições adequadas para todos se sentarem com o mínimo de conforto; se há ventilação/acondicionamento de ar adequado (locais muito quentes impedem a produtividade das pessoas); se não é barulhento, para não desviar a atenção. Além disso, deve-se proporcionar um meio para que todos possam fazer anotações (caso o local não possua mesas/carteiras, pode-se distribuir pranchetas e folhas de papel).

Como visto no início, o horário é extremamente importante. Em uma reunião, o horário adequado é diretamente proporcional à produtividade dos líderes. Assim, estão descartadas reuniões após as atividades do Clube, após o culto, a menos que haja um assunto realmente inadiável. Neste caso, essa é a exceção, nunca deve ser a regra!

Outro item a analisar também não é apenas a atividade que antecedeu a reunião, desgastando os líderes, mas também se há alguma atividade a ser realizada após a reunião, como o JA! Já vi muitas vezes os diretores correndo com a reunião para dar tempo de terminá-la antes do culto jovem, ou avançando o horário e dando um péssimo exemplo!

Como conduzir a reunião

  • Postura: a reunião de direção é o momento onde todos devem participar ativamente da definição/resolução dos itens. Deve ser um ambiente democrático. Isso não exclui o fato de que o líder deve cumprir o seu papel de condutor da reunião. O líder necessita manter uma postura amigável e acessível, para não intimidar os demais participantes.
  • Apresentar os temas de discussão, de acordo com a pauta: novamente reforçamos a importância da pauta. Assim, o dirigente da reunião deve mencionar todos os assuntos que serão discutidos (mesmo que os participantes já tenham tido acesso à pauta), e segui-los na condução da reunião.
  • Permitir a participação de todos: se a pessoa foi convidada para a reunião, sua presença é importante. Deste modo, ela deve ter o direito de ser ouvida. Se a reunião não for um momento para discutir ideias e ouvir as pessoas, ela não é necessária! Basta enviar as orientações por email ou boletim impresso… poupa tempo de todo mundo!
  • Conduzir as falas: não é porque todos têm direito de falar que todos podem falar ao mesmo tempo! O condutor da reunião deve assegurar que todos tenham tempo para expressar as suas opiniões e também deve cuidar para que as participações não fujam do tema da pauta. Se for necessário, dê uma cortadinha nos mais faladores e faça perguntas diretas aos mais tímidos.
  • Não ridicularizar: como já dissemos, deve haver abertura para a participação de todos. Mas mesmo que a ideia do outro seja imprópria ou impraticável, não significa que se pode ridicularizá-lo. É necessário explicar com educação porque aquilo não é possível, ou então apenas desconversar o assunto e prosseguir. Uma pessoa que se sente rejeitada em uma reunião pode definhar e até mesmo sair do Clube. Não queremos isso!
  • Anotar os resultados: todos os pontos tratados devem ser resumidos e anotados. A forma mais prática de se fazer isso é anotar na pauta, à frente do item. O secretário da reunião pode imprimir uma pauta com mais espaço entre os itens. Deste modo facilita a elaboração da ata posteriormente.
  • Iniciar e encerrar com oração: as reuniões precisam ser guiadas por Deus, por isso precisamos pedir Sua presença em cada uma delas, antes de começar, e pedir a Ele que os assuntos que foram tratados ali surtam os efeitos necessários. A verdadeira unidade só vem através das bênçãos de Deus. “Temos muitas lições para aprender e muitíssimas para desaprender. Tão-somente Deus e o Céu são infalíveis. Quem acha que nunca terá de abandonar uma opinião formada, e nunca terá ocasião de mudar de critério, será decepcionado. Enquanto nos apegarmos obstinadamente às nossas próprias idéias e opiniões, não poderemos ter a unidade pela qual Cristo orou”. (Ellen White, Vida e ensinos, p. 203).

Ata

Este é um item importantíssimo, que muitas vezes é negligenciado… A ata é o registro breve e organizado das decisões tomadas na reunião. Para saber como fazer uma ata, clique AQUI.

Fontes:

7 dicas de como conduzir uma boa reunião | Sucesso News

Como conduzir uma reunião | Portal Carreira & Sucesso

Como fazer reuniões eficientes | Exame

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