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Planejamento Estratégico voltado para os Clubes de Desbravadores

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Hoje temos outra novidade no nosso Cantinho. A partir de agora, temos um novo colaborador na nossa Equipe, o Dr. Jorjan Cruz! Como sua especialização em líder máster avançado foi em administração, ele nos ajudará principalmente com esses processos dentro do Clube. Clique AQUI para conhecer um pouco mais sobre ele e confira abaixo seu primeiro post!

Atualmente, o foco da atenção da Administração em alto nível volta-se para a formulação de estratégias de adaptação. Falando em Clubes de Desbravadores, essas estratégias significam a análise de medidas positivas que devemos tomar para enfrentar ameaças e aproveitar oportunidades para garantir seu progresso. Os Clubes devem ser vistos como agentes de mudança, com o objetivo de gerar uma criança protegida, um jovem orientado e um adulto bem resoluto, com respeito próprio. Salvos do pecado e guiados no Serviço.

Com toda essa gama de atrativos voltada para a geração adolescente atual e a crescente insegurança familiar em relação ao ambiente no qual os filhos estão inseridos, cabe aos Clubes de Desbravadores ocupar esse espaço na sociedade, fornecendo alternativas saudáveis, cristãs e promissoras para a atual geração juvenil e adolescente. Agora, na medida em que as necessidades sociais crescem, também aumenta a responsabilidade social e jurídica. Nesse sentido, a atual visão administrativa dos Clubes, que é baseada no voluntariado desapegado e cuidado quase familiar, necessita de reavaliação. Não é o caso de tratar da profissionalização da administração dos Clubes, mas apenas da criação de moldes definidos, facilmente aplicáveis e reprodutíveis para o gerenciamento dos nossos Clubes.

O Planejamento Estratégico (PE) pode ser compreendido como o conjunto de processos de gerenciamento que permitem aos administradores estabelecerem os rumos a serem tomados ou seguidos, originados na sede local (no caso, Igreja local) ou tendo como origem a sede central (como, por exemplo, a Divisão Sul-Americana). Representa os moldes para tomar decisões frente às condições dos ambientes interno e externo, mas não de forma estática. Ele deve ser entendido como uma ferramenta dinâmica de gestão que contém decisões antecipadas sobre as linhas de atuação para o cumprimento da missão dos Clubes, tanto nos níveis social como espiritual. Deve ser elaborado com uma visão de futuro, mas fortemente alicerçado sobre os valores institucionais, como Igreja e como cristãos.

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Entre os principais valores listados na elaboração de um planejamento estratégico, os conhecidos (e que podemos usar em nossa programação) são:

MISSÃO: seu conceito teórico é o de ser a declaração do propósito do Clube. É o que individualiza e distingue o Clube e a razão de ser da instituição frente a outras do mesmo nível. Define o que somos hoje, nosso propósito e como atuamos no dia a dia.

VISÃO: é a ideia de um futuro desejado pela instituição. Transmite a essência do Clube frente aos seus propósitos e como desejamos ser reconhecidos em um futuro determinado.

VALORES INSTITUCIONAIS: são as ideias fundamentais em torno das quais se constrói uma instituição. São nossas crenças fundamentais e convicções dominantes.

PERSPECTIVAS: são compostas por temas estratégicos que representam assuntos inter-relacionados como, por exemplo, função social, finanças, pessoas, etc.

Dentro de uma macro-avaliação do conceito fundamental dos Clubes de Desbravadores, acredito que pouquíssimas instituições tenham trazido de berço, desde seu nascimento, esses marcos do planejamento estratégico tão bem desenhados. Uma simples leitura dos ideais do Desbravadorismo, sob a óptica dos processos gerenciais, nos leva a uma série de associações lógicas entre os valores do planejamento estratégico e os valores que seguimos como instituição.

Uma das correntes mais amplamente utilizadas para a disseminação dos conceitos de Planejamento Estratégico é a do Modelo de Estratégia Competitiva e Avaliação de Desempenho, também conhecido como modelo de Porter. É amplamente aplicado pela sua facilidade em trazer para a realidade conceitos necessários para a fundamentação teórica de cada unidade e sua posterior inserção em um modelo previamente desenhado por uma matriz ou sede administrativa.

Baseia-se nas seguintes questões:

  1. O que estamos fazendo no momento?
    1. Identificar a estratégia usada atualmente, seja implícita ou explícita: o que nós, como Clube, estamos fazendo para prendar a atenção de nossos jovens, adolescentes e juvenis? Como nosso programa (classes, especialidades, cantinho da unidade, classe bíblica, ordem) atrai aos membros? Nossa vocação espiritual está mantida?
    2. Identificar o que supomos estar fazendo (suposições implícitas): será que nosso programa ainda encontra eco nas necessidades atuais do nosso público alvo? Estamos aplicando o programa de maneira adequada?
  2. O que está acontecendo no ambiente?
    1. Análise do setor: em relação ao universo de todos os atrativos disponíveis para a faixa etária com que trabalhamos, como nos enquadramos? Com que outras estruturas ou instituições nosso público alvo divide a sua atenção?
    2. Análise da sociedade: em que contexto social nos enquadramos? Em qual estratificação social (a que classe social meu Clube pertence)? Devemos alterar perspectivas ou estratégias baseadas nas condições sociais do nosso grupo?
    3. Pontos fortes e pontos fracos: essa análise é de fundamental importância. Qual nossa vantagem, que nos diferencia frente às demais instituições? Em que aspecto não podemos competir com as demais? Essa análise pode ser a mais complicada, pois normalmente ela é parcial e tenta encobrir possíveis inconsistências e fragilidades, além de supervalorizar fontes de força limitada, que são muitas vezes insuficientes para alavancar estratégias que nos nortearão.
  3. O que deveríamos estar fazendo? Baseados nas respostas anteriores, começaríamos a desenvolver estratégias para a melhora de resultados, alternativas com estratégias voltadas para as faixas etárias que nos propormos a atingir (grupos etários de Desbravadores, de Conselheiros e de Adultos) e a identificação de possíveis vantagens competitivas que teremos ao serem executadas as estratégias desenhadas.

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É possível a criação de um sistema de gestão de Clubes que oriente a organização de um painel de informações para que cada diretor consiga, a partir de um molde inicial originado da sede principal (DSA), personalizar seu Planejamento Estratégico de maneira individualizada e, o que é mais importante, sequencial. Um dos grandes problemas dos Clubes é que o gerenciamento muitas vezes ocorre seguindo as características do diretor da gestão atual. Isso torna-se um problema quando, por qualquer motivo, é necessária uma substituição do ocupante do cargo no meio das atividades. Muitas vezes, o gerenciamento que não segue um planejamento definido e sequencial fragiliza a estrutura administrativa de um Campo todo.

A macro-visão administrativa do departamental ou do regional poderá antever uma série de dificuldades locais baseada num molde de informações padrão provenientes da sede e que cuja sequência poderá ser seguida por qualquer diretoria que assuma. As reavaliações, uma vez que o Planejamento Estratégico é uma ferramenta dinâmica, também poderão seguir um padrão de orientação às diretorias. Um modelo informatizado de ampla distribuição, para o acompanhamento dos processos gerenciais, seria o agente capaz de modificar a organização das diretorias, equalizando os trabalhos e orientando uma sequencia de atividades e execução dos planejamentos, a despeito de quem ocupasse os cargos. Muitas Uniões já estão aplicando em seus campos modelos de secretaria informatizada, o que representa um embrião dessa ideia.

Ofertar aos Clubes ferramentas que possibilitem estratégias de planejamento e facilidades de execução dos mesmos é a grande arma organizacional para uniformizar as forças de trabalho e fortalecer vínculos entre os Clubes espalhados ao longo do território da nossa Divisão.

1- Jorjan

Desenvolvimento infantoadolescente e liderança: Desenvolvimento infantoadolescente

Seguindo a proposta de currículo que apresentamos para o Curso de Treinamento de Diretoria – nível básico, damos continuidade hoje à nossa série de posts com a 5ª aula. Trabalhamos com juvenis e adolescentes de 10 a 15 anos, faixa etária em que ocorrem as principais transformações da vida. Só teremos êxito em nossa missão, se compreendermos o que acontece com essas pequenas mentes em formação.

Para ajudá-lo no preparo teórico para essa aula, confira também nossa seção Compreendendo o desbravador.

Alguns slides possuem comentários embaixo, então é necessário baixar o arquivo e ler com atenção. Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Um elemento importantíssimo da aula é o vídeo Adolescência: cérebro em formação:

 

Programa do Clube: Ordem unida

Seguindo a proposta de currículo que apresentamos para o Curso de Treinamento de Diretoria – nível básico, estamos dando continuidade à nossa série de posts, com a nossa quarta aula. O tema de hoje é uma das atividades que os desbravadores mais gostam no Clube, que ajuda no desenvolvimento da disciplina, respeito e coordenação motora: ordem unida!

Continuem ligados, pois temos ainda mais novidades!

Alguns slides possuem comentários embaixo, então é necessário baixar o arquivo e ler com atenção. Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Programa do Clube: Capelania

Seguindo a proposta de currículo que apresentamos para o Curso de Treinamento de Diretoria – nível básico, estamos dando continuidade à nossa série de posts, com a nossa terceira aula. O tema de hoje é fundamental no desenvolvimento espiritual dos membros do Clube: capelania.

Fiquem de olho, pois temos mais novidades por aí!

Alguns slides possuem comentários embaixo, então é necessário baixar o arquivo e ler com atenção. Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Administração e Planejamento: Sistema de unidades

Seguindo a proposta de currículo que apresentamos para o Curso de Treinamento de Diretoria – nível básico, estamos postando nossa segunda aula. O tema de hoje é a principal estrutura da administração do Clube: o sistema de unidades.

Fiquem de olho, pois as novidades no Cantinho da Unidade não param!

Alguns slides possuem comentários embaixo, então é necessário baixar o arquivo e ler com atenção. Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Treinamento Básico de Diretoria – APlaC

Atenção, amigos do Planalto Central!

O coordenador regional da Macrorregião Central de Brasília, Chrystian Toigo (a quem sempre pedimos socorro quando temos problemas com o blog, rsrs) nos enviou o programa do Curso de Treinamento de Diretoria que será realizado nos dias 25 a 27 de janeiro.

Você, regional/distrital, que está fazendo o planejamento do seu curso, aproveite o modelo como base. Confira também o currículo sugestivo para curso, desenvolvido pela nossa Equipe.

Reunião de direção – como conduzir?

Semana passada tivemos a primeira reunião de direção do Clube de 2013. Lembramos,  então, que não tínhamos nada escrito sobre isso. Bem, essa também foi a sugestão da Rita de Cássia Santos, que entrou em contato com a nossa Equipe via email.

Esse é um mês em que as reuniões de planejamento devem ser frequentes. As atividades do Clube voltam em fevereiro, é necessário que todo o programa de atividades esteja definido até lá. Todo o planejamento anual deve ser feito, todos os cargos definidos, todas as metas traçadas. Quais os objetivos do Clube em 2013? Quais as metas? Quais os recursos? Quais os projetos?… Se sua direção não sabe responder a essas perguntas, ela não sabe onde quer chegar com o Clube…

O momento para se definir todas essas propostas é nas reuniões de direção. Infelizmente, muitos negligenciam esse momento crucial na vida de um Clube. Fazem reuniões sem planejamento, sem uma adequada condução, sem o tempo necessário ou muitas vezes faz apenas um momento após a reunião do Clube, quando todos estão cansados e com fome. Certamente não há como ter produtividade nessas situações.

Que tal fazer diferente daqui para frente? Para ajudá-los, separamos algumas dicas. Aproveitem e já coloquem em prática na próxima reunião!

Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial, escreveu um artigo onde relata técnicas para serem aplicadas em uma reunião [de direção], uma vez que, segundo ele, o condutor da mesma tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos. Veja:

  1. Estabeleça previamente os propósitos da reunião – Para que uma reunião seja produtiva, todos os participantes devem estar preparados e esclarecidos sobre o motivo dela, bem como sobre o que será discutido. Reuniões de última hora devem ser evitadas.
  2. Convoque certo – É importante analisar o motivo da reunião, para que se possa convocar as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Fazer número na sala de reunião é dispediçar o tempo de algumas pessoas.
  3. Abra a reunião explicitando os propósitos – Ao iniciar a reunião leia o objetivo e a pauta da mesma, deixando-os visíveis durante toda a reunião.
  4. Utilize um relógio no centro da mesa – Ter o controle do tempo da reunião é um desafio para os condutores da mesma, assim uma solução a isso seria um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas ao condutor. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.
  5. Registre a memória da reunião – Para que a conversa não se perca ou fique prolixa, registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos pode ser uma boa saída.
  6. Avalie o processo – Para ajudar você a aprimorar sua técnica, faça após a reunião uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução.

Pauta

A definição de uma pauta na reunião é fundamental para que o assunto mais importante seja de fato discutido e as decisões sejam tomadas – o tema deve ser comunicado previamente a todos os participantes. Sem um foco principal, o assunto pode ficar disperso, fazendo com que os participantes se desinteressem.

É muito importante existir o acompanhamento e a cobrança das ações que foram definidas. Sem estas ações, este encontro entre líderes pode perder o efeito e a credibilidade. Uma medida eficaz neste sentido é a ata da reunião para documentar quais são as responsabilidades de cada um dos participantes sobre determinado projeto, bem como os prazos estabelecidos para as tarefas. O Clube de Desbravadores criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. Não há cumprimento de horários, as pessoas são chamadas de última hora, a condução é cheia de conversas paralelas e fica difícil manter o foco.

Reunião efetiva

Uma reunião serve para resolver problemas. Os erros são sempre os mesmos: muita notícia, muito apelo — e pouca análise e discussão de soluções.

Por exemplo, eu já vi várias vezes os diretores falando que os desbravadores estão saindo do Clube, estão desanimados e que o Clube está perdendo seus membros. E o que fazem em seguida? Passam para o próximo tópico ou somente dizem “precisamos trabalhar isso!”. Ora, perder o interesse dos desbravadores é um erro grave dentro de um Clube e merece uma ação ordenada para a sua resolução. Não basta apenas dizer que é necessário, é preciso criar planos e projetos para solucionar o problema. Ao final da reunião, cada membro deve ter o seu “dever de casa” para fazer.

Os Clubes gastam muito tempo só fazendo apelos sobre a importância da mudança e se esquecem de dizer COMO as pessoas vão conseguir fazer de fato as mudanças — e é isso que realmente interessa.

Local/horário

Apesar de parecer óbvio, a escolha do local e do horário são extremamente importantes na condução de uma reunião. É necessário checar se o local possui condições adequadas para todos se sentarem com o mínimo de conforto; se há ventilação/acondicionamento de ar adequado (locais muito quentes impedem a produtividade das pessoas); se não é barulhento, para não desviar a atenção. Além disso, deve-se proporcionar um meio para que todos possam fazer anotações (caso o local não possua mesas/carteiras, pode-se distribuir pranchetas e folhas de papel).

Como visto no início, o horário é extremamente importante. Em uma reunião, o horário adequado é diretamente proporcional à produtividade dos líderes. Assim, estão descartadas reuniões após as atividades do Clube, após o culto, a menos que haja um assunto realmente inadiável. Neste caso, essa é a exceção, nunca deve ser a regra!

Outro item a analisar também não é apenas a atividade que antecedeu a reunião, desgastando os líderes, mas também se há alguma atividade a ser realizada após a reunião, como o JA! Já vi muitas vezes os diretores correndo com a reunião para dar tempo de terminá-la antes do culto jovem, ou avançando o horário e dando um péssimo exemplo!

Como conduzir a reunião

  • Postura: a reunião de direção é o momento onde todos devem participar ativamente da definição/resolução dos itens. Deve ser um ambiente democrático. Isso não exclui o fato de que o líder deve cumprir o seu papel de condutor da reunião. O líder necessita manter uma postura amigável e acessível, para não intimidar os demais participantes.
  • Apresentar os temas de discussão, de acordo com a pauta: novamente reforçamos a importância da pauta. Assim, o dirigente da reunião deve mencionar todos os assuntos que serão discutidos (mesmo que os participantes já tenham tido acesso à pauta), e segui-los na condução da reunião.
  • Permitir a participação de todos: se a pessoa foi convidada para a reunião, sua presença é importante. Deste modo, ela deve ter o direito de ser ouvida. Se a reunião não for um momento para discutir ideias e ouvir as pessoas, ela não é necessária! Basta enviar as orientações por email ou boletim impresso… poupa tempo de todo mundo!
  • Conduzir as falas: não é porque todos têm direito de falar que todos podem falar ao mesmo tempo! O condutor da reunião deve assegurar que todos tenham tempo para expressar as suas opiniões e também deve cuidar para que as participações não fujam do tema da pauta. Se for necessário, dê uma cortadinha nos mais faladores e faça perguntas diretas aos mais tímidos.
  • Não ridicularizar: como já dissemos, deve haver abertura para a participação de todos. Mas mesmo que a ideia do outro seja imprópria ou impraticável, não significa que se pode ridicularizá-lo. É necessário explicar com educação porque aquilo não é possível, ou então apenas desconversar o assunto e prosseguir. Uma pessoa que se sente rejeitada em uma reunião pode definhar e até mesmo sair do Clube. Não queremos isso!
  • Anotar os resultados: todos os pontos tratados devem ser resumidos e anotados. A forma mais prática de se fazer isso é anotar na pauta, à frente do item. O secretário da reunião pode imprimir uma pauta com mais espaço entre os itens. Deste modo facilita a elaboração da ata posteriormente.
  • Iniciar e encerrar com oração: as reuniões precisam ser guiadas por Deus, por isso precisamos pedir Sua presença em cada uma delas, antes de começar, e pedir a Ele que os assuntos que foram tratados ali surtam os efeitos necessários. A verdadeira unidade só vem através das bênçãos de Deus. “Temos muitas lições para aprender e muitíssimas para desaprender. Tão-somente Deus e o Céu são infalíveis. Quem acha que nunca terá de abandonar uma opinião formada, e nunca terá ocasião de mudar de critério, será decepcionado. Enquanto nos apegarmos obstinadamente às nossas próprias idéias e opiniões, não poderemos ter a unidade pela qual Cristo orou”. (Ellen White, Vida e ensinos, p. 203).

Ata

Este é um item importantíssimo, que muitas vezes é negligenciado… A ata é o registro breve e organizado das decisões tomadas na reunião. Para saber como fazer uma ata, clique AQUI.

Fontes:

7 dicas de como conduzir uma boa reunião | Sucesso News

Como conduzir uma reunião | Portal Carreira & Sucesso

Como fazer reuniões eficientes | Exame

Programa do Clube: Classes

Férias de janeiro é mês de atividades intensas na direção do Clube de Desbravadores! É o mês dos treinamentos, a melhor hora para preparar a sua equipe!

Seguindo a proposta de currículo que apresentamos ontem, postaremos, até o final deste mês, as principais aulas para você montar o seu treinamento interno, distrital ou regional. Para começar, o tema que mais me identifico no Clube: as classes! Fiquem ligados, pois as novidades não param!!!

Alguns slides possuem comentários embaixo, então é necessário ler o arquivo com atenção. Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Curso de Treinamento de Diretoria – nível básico

Com a publicação dos novos cartões de classes, novos cursos são definidos como requisitos à investidura nas classes de liderança. O primeiro deles, que é exigido na classe de Líder, é o Curso de Treinamento de Diretoria – nível básico.

Apesar de um nome diferente, o curso é o tão conhecido TBD – Treinamento Básico de Diretoria (ou CTBD – Curso de Treinamento Básico de Diretoria). Com tantas novidades, é possível que a Divisão Sul-Americana publique novos currículos para cada um deles. Mas enquanto isso, levando em conta a atual realidade que os Clubes estão vivendo e as novidades no Ministério dos Desbravadores, nossa Equipe preparou um currículo sugestivo para esse curso.

Lembrando que esse é um curso preliminar, ou seja, apenas os novos membros da direção do Clube devem participar, pois ele faz uma abordagem geral do funcionamento do Clube. Como ele tem duração de 20 horas, deve ser ministrado em um acampamento de fim de semana, com estrutura adequada para a apresentação do conteúdo áudio-visual e demais atividades.

Download 

A partir dessa semana, publicaremos também os arquivos em powerpoint, para quem desejar utilizar esse modelo de curso em sua região/Associação.

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