Em novembro do ano passado, a revista Você S/A fez um artigo muito interessante, útil e prático sobre como delegar responsabilidades com responsabilidade. Como líderes de desbravadores, jovens, aventureiros e da Igreja, essa também é uma atribuição nossa. O texto foi escrito para um público de empresas, mas podemos usar as mesmas idéias na nossa liderança. Aproveitem:
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Sempre que discutimos sobre a necessidade da área financeira assumir um papel mais estratégico, de conhecer mais do negócio, de estar mais próximo dos clientes e dos stakeholders nos deparamos com um problema comum a todos os gestores: o excesso de atribuições do dia-a-dia que faz com que não tenhamos tempo suficiente para essas novas demandas.
Partindo desse princípio, e concordando com aqueles que dizem que o tempo é um dos ativos mais escassos desse século, é cada vez mais importante discutirmos sobre como delegar atribuições e responsabilidades de uma maneira mais estruturada, criando pontos de controle e um ambiente de colaboração e construção.
Essa discussão me parece pertinente em função do número de e-mail´s que recebi sugerindo o assunto e do fato de que muitos líderes pensam que delegar é algo simples: “peço algo, dou um prazo para a entrega e aguardo”. Pelo contrário, a delegação com responsabilidade é um processo estruturado que exige cuidados, atenção e dedicação.
Na minha concepção existem alguns cuidados a serem tomados para que o processo de delegação seja bem sucedido e o produto final alcançado. São eles:
Cuidado 01 – Deixar muito claro o que você deseja
Estruture muito bem o trabalho a ser delegado. Tenha em mente e deixe muito claro para a equipe:
– O que precisa ser feito – prepare, em papel ou mentalmente, um pequeno briefing do trabalho detalhando as etapas e o trabalho final que precisa ser feito;
– Qual o formato da entrega – discuta se o produto final do trabalho deve ser um relatório, uma apresentação ou se deve ter outro formato específico;
– Prazo de entrega – para quando o trabalho deve ser entregue.
Certifique-se que todas as etapas foram entendidas e que não existem dúvidas com relação ao o que, como e quando.
Cuidado 02 – Envolva a equipe
Além de passar todos os detalhes para que o trabalho possa ser feito, contextualize esse trabalho para a equipe. Explique onde o trabalho será usado, quem são os clientes desse trabalho, porquê ele é importante e que benefícios trará para a empresa. É mais fácil conseguir o engajamento, quando o trabalho faz sentido para a equipe.
Cuidado 03 – Tenha muito cuidado na definição de para quem delegar
Considere o histórico de realizações, as habilidades, o conhecimento técnico, a maturidade psicológica e profissional e capacidade de relacionamento interpessoal de todos os profissionais de sua equipe para identificar a quem delegar uma tarefa. Considere, mas não se prenda, ao nível hierárquico.
Cuidado 04 – Crie pontos de controle e momentos de ajuda
Não espere a data de entrega para saber o que esta sendo feito. Crie pontos formais de controle, ou seja, datas intermediárias para verificar como anda o trabalho. Mostre-se sempre disponível para ser acessado e questionado.
Cuidado 05 – Exija o produto acabado
Feita a delegação e criados os pontos de controle seja exigente quanto ao produto final e ao prazo. Não aceite o trabalho “pela metade” ou diga “daqui para frente eu faço”. Peça quanto ajustes forem necessários até que o produto final seja o demandado. Isso é sinal de respeito a quem esta executando, ou executou, o trabalho.
Cuidado 06 – Se necessário, casse a responsabilidade
Por vezes, mesmo com todos os cuidados com o processo, pode acontecer da equipe não dar conta de complementar o trabalho. Nesse momento, caso não seja possível dar um treinamento adicional ou mais sessões de acompanhamento, explique claramente os motivadores e casse a responsabilidade pela execução do trabalho. Nesse caso tente terminar o trabalho e não delegar para outro membro da equipe, a fim de evitar a exposição do fato.
Obviamente que esses não são os únicos cuidados a serem tomados, mas na minha opinião são os mais importantes.
Outro aspecto importante é relembrar que os pontos citados não servem apenas para aqueles que delegam. Servem também para nós todos que recebemos demandas. Serve para que, enquanto liderados, mostremos que estamos preparados para receber uma atribuição, com metodologia e atenção, e forcemos nossos líderes a delegar com mais cuidado e atenção.
Fábio Jorge Celeguim
@fabioceleguim
