O bom funcionamento da secretaria do Clube é fundamental para a sua história. Se ela não funcionar bem, todas as lembranças do Clube ficarão apenas na cabeça dos membros, e logo desaparecerá…
É pensando nisso que aqui na APlaC (e na maioria das Associações também) sempre é exigido dos Clubes, como requisitos dos Camporis, o livro de atas e um livro de atos, para que eles sejam estimulados a registrar tudo o que acontece nas reuniões e eventos.
Hoje vamos falar um pouco sobre o livro de atas. Bem, as atas são documentos onde registramos todos os votos/decisões de uma reunião da direção do Clube (por isso a sua importância). Todas essas reuniões precisam ter uma ata, para que nada se perca. Todas as decisões precisam ser anotadas, inclusive data de início das atividades, eventos, quais desbravadores serão investidos e em quais classes, quem vai receber a insígnia de excelência, etc. Não pule nada.
Não existe um modelo padrão de ata, apenas o estilo de escrita. Por exemplo, em atas manuscritas, não se pula linhas (a não ser na parte das assinaturas), não tem parágrafo, devem ser escritas num caderno próprio para atas, e todo espaço vazio deve ser inutilizado com um traço diagonal, com a assinatura do(a) secretário(a).
A escrita tem um estilo um pouco diferente também, como o exemplo abaixo:
Aos vinte e seis dias do mês de setembro de 2009, reuniu-se a comissão executiva do Clube de Desbravadores Pioneiros da Colina com a presença dos seguintes membros: Paulo Henrique da Silva Oliveira – Diretor do clube, Alberto Lázaro de Souza Junior, Éveni Agustinho Silveira de Souza e pr. Geraldo. A reunião teve início às 13h30min com um devocional dirigido pelo pr. Geraldo com base no texto de Dn. 8:14. Itens propostos: Voto 09/022 – votado saída do Clube para acampamento interno, no IABC, de 11-15 de novembro de 2009; Voto 09/023 – votado os seguintes nomes para cozinheiros: Fulano de Tal e Beltrano Golen. Não havendo mais nada a tratar, a reunião encerrou-se às 15h00min com uma oração proferida pelo diretor. Eu, secretário deste clube, lavrei a presente ata e proponho que a mesma seja aceita.
Assinaturas (secretário e diretor)
Mas o livro de atas não precisa ser manuscrito. Para aqueles que gostam de trabalhar no computador, abaixo segue um modelo de ata digitada (clique para ampliar).
Se preferir, clique AQUI para baixar o documento em formato .docx (Word).
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